Die Phasen der SAP S/4HANA-Migration: Ein praxisnaher Leitfaden

Dieser Überblick beschreibt die typischen Schritte einer SAP S/4HANA-Migration und zeigt, wie Projekte im Gesundheitswesen und im öffentlichen Sektor in jeder Phase verlässlich unterstützt werden können.

Die meisten S/4HANA-Migrationen folgen der SAP Activate Methodology mit ihren klaren SAP-Projektphasen: Prepare, Explore, Realize, Deploy sowie Run/Hypercare. Die Struktur ist überall ähnlich – entscheidend ist, wie diese Phasen ausgestaltet werden. ontron hat zahlreiche große S/4HANA-Migrationen begleitet und jede Phase von einem reinen Abarbeiten von Aufgaben zu einem echten Werttreiber entwickelt. Der folgende Überblick beschreibt die einzelnen Schritte der S/4HANA-Migration und zeigt, wie eine enge, strukturierte Zusammenarbeit mit ontron von der SAP-Migrationsstrategie über die Umsetzung bis hin zum Go-Live und der Hypercare-Betreuung zu einem sicheren und transparenten Projekterfolg beiträgt.

Prepare-Phase – Das Fundament für einen gelungenen Projektstart

In der Prepare-Phase wird das Projekt organisatorisch und technisch aufgesetzt. Das Projektteam definiert Scope, Ziele und Governance, erstellt einen belastbaren Projektplan und richtet Werkzeuge sowie Infrastruktur ein. So entsteht früh ein gemeinsames Verständnis aller Beteiligten und ein strukturierter Einstieg in die Migration.

ontron beschleunigt diese Phase mit einer praxiserprobten Projektumgebung „out-of-the-box“. Das Projektteam arbeitet sofort in einem voll ausgestatteten Workspace mit abgestimmten Management- und Kollaborationswerkzeugen – etwa einem passgenau konfigurierten Atlassian Jira®-Setup mit integrierter Dokumentationsplattform. Standards, Governance und Infrastruktur werden auf Basis bewährter ontron-Vorlagen etabliert. Dadurch entfallen typische Verzögerungen in der Anlaufphase: Rollen, Kommunikationswege und Arbeitsmodelle sind zu Projektbeginn klar.

Auf Basis der ontron S/4HANA-Erfahrung aus früheren Migrationen führt ontron das Pro-jektteam des Kunden strukturiert durch Onboarding und Schulung – mit nur minimalen Unterbrechungen des Tagesgeschäfts. Das Ergebnis ist ein strukturierter und transparen-ter Projektstart in die S/4HANA-Migration, der allen Beteiligten Orientierung und Sicherheit gibt.

Explore-Phase – Die Lösung an den Geschäftsanforderungen ausrichten

In der Explore-Phase werden die bestehenden Geschäftsprozesse und Anforderungen mit den Standardfunktionen von S/4HANA abgeglichen. Dazu finden Workshops statt, in denen fachliche Bedürfnisse systematisch den SAP-Prozessen gegenübergestellt werden. So entsteht ein klares Bild darüber, was bereits durch den Standard abgedeckt ist und wo Anpassungen erforderlich sind.

Ein wesentlicher Vorteil in dieser Phase entsteht durch das ontron Healthcare Referenzmodell™ – ein umfassendes Referenzmodell moderner Standardprozesse speziell für Organisationen im Gesundheitswesen. Dieses „ready-to-wear“-Modell basiert auf mehr als 25 Jahren Beratungserfahrung, deckt rund 90 Prozent der typischen ERP-Prozesse dieser Branche ab und ist mit SAP-Best-Practice-Prozessen verknüpft. Ergänzt wird dies durch ontrons fundiertes Domänenwissen im öffentlichen Sektor und Gesundheitswesen, das vordefinierte Fachkonzepte und erprobte Lösungsansätze einbringt, wie sie in zahlreichen Einrichtungen bereits erfolgreich angewendet wurden.

In der Explore-Phase profitieren Kunden von besonders effizienten Fit-Gap-Analysen: Im Fokus stehen die Abweichungen vom Referenzmodell, nicht die vollständige Dokumentation sämtlicher Standardprozesse. Das ontron Healthcare Referenzmodell™ dient dabei als Beschleuniger und Qualitätsanker – für eine schnellere Harmonisierung, weniger Beratungsaufwand und die Sicherheit, dass das Lösungskonzept auf bewährten Praktiken beruht.

Realize-Phase – Die Zielarchitektur wird erlebbar

In der Realize-Phase wird die Lösung aufgebaut und getestet. Das Projektteam konfiguriert SAP S/4HANA, implementiert notwendige Erweiterungen, migriert erste Daten und führt Tests durch, um sicherzustellen, dass das System wie geplant funktioniert.

ontron legt besonderen Wert auf Testmanagement und kontinuierliche Qualitätssicherung. Tests und Anwenderbeteiligung beginnen nicht erst am Ende, sondern folgen einer iterativen Strategie, die parallel zur Implementierung läuft. Eine umfangreiche Testfallbibliothek mit mehr als 700 vorkonfigurierten Szenarien für kritische Prozesse in Finanzwesen, Controlling, Materialwirtschaft, Logistik und Systemintegrationen unterstützt dabei. Kritische End-to-End-Prozesse sind bereits als Testszenarien beschrieben, sodass Fehler früh erkannt werden und der spätere Rollout stabiler verläuft.

Ein Erfolg großer ERP-Projekte hängt häufig weniger von der Technik als von der Akzeptanz ab. Deshalb verankert ontron adaptives Lernen konsequent als Instrument des Changemanagements über alle SAP-Projektphasen hinweg. Change Agents und Key Users des Kunden werden früh eingebunden (Prepare und Explore) und kontinuierlich bis in die Realize- und Deploy-Phase begleitet. Adaptive Schulungsmaßnahmen über eine E-Learning-Plattform ermöglichen es den Mitarbeitenden, ihr Kompetenzniveau Schritt für Schritt aufzubauen. Am Ende der Realize-Phase testen die Key User das System, sind bereit, Kollegen zu schulen, und übernehmen die Rolle von Multiplikatoren für die neuen Prozesse.

Diese konsequente Einbindung der Menschen reduziert Akzeptanzbarrieren, erleichtert die Hypercare-Phase deutlich und trägt entscheidend zum Erfolg der gesamten Datenmigration SAP bei.

Deploy-Phase – Eine SAP Go-Live-Strategie ohne Stillstand

Die Deploy-Phase, in der das Go-Live vorbereitet und durchgeführt wird, ist oft der intensivste Teil der S/4HANA-Migration, da hier alle Fäden der SAP-Projektphasen zusammenlaufen. Der Cutover-Zeitpunkt wird sorgfältig gewählt, meist in einem Niedriglastfenster, um Unterbrechungen im Betrieb zu minimieren.

In dieser Phase profitieren Kunden von ontron von detaillierter Cutover-Planung und der Warme Migration™-Vorgehensweise. Im Gegensatz zu einer klassischen „Big-Bang“-Umstellung (kalte Migration), bei der alle Daten an einem einzigen Wochenende übertragen werden, werden bei der Warmen Migration™ Alt- und Neusystem bereits vor dem finalen Cutover verbunden. Daten werden kontinuierlich im Hintergrund synchronisiert, sodass das S/4HANA-System am Tag der Umschaltung bereits aktuell ist und nahtlos produktiv genutzt werden kann.

Die Vorteile sind erheblich: minimale Downtime, geringeres Risiko fehlender oder fehlerhafter Daten sowie mehr Flexibilität, um den Go-Live an die betrieblichen Gegebenheiten anzupassen. Diese Go-Live-Strategie SAP ermöglicht nahezu ausfallfreie Migrationen – ein entscheidender Faktor für Krankenhäuser und öffentliche Einrichtungen, die längere Systemunterbrechungen nicht abfangen können. Ein konkretes Beispiel dafür ist die S/4HANA-Migration am Erzgebirgsklinikum, bei der ontron mehrere Krankenhaus-Systeme zum Jahreswechsel in einem S/4HANA-System zusammengeführt hat – ohne Beeinträchtigung des laufenden Krankenhausbetriebs.

Run- (Hypercare-)Phase – Stabilisieren und kontinuierlich optimieren

Mit dem Go-Live endet das Projekt nicht. In der Run- bzw. Hypercare-Phase liegt der Fokus darauf, das System zu stabilisieren, laufend zu optimieren und das Wissen sicher an das interne Team des Kunden zu übergeben.

ontron setzt in dieser Phase auf Performance-Support und kontinuierliches Lernen. Ziel ist, dass Systemnutzung und Anwenderkompetenz auch nach dem Ende der Beraterunterstützung hoch bleiben. ontron fördert den Aufbau eines Rahmens für den nachhaltigen Betrieb – etwa durch ein Support-Portal, eine Wissensdatenbank und adaptive Lernmodule für neue Mitarbeitende oder durch erweiterte Funktionen in SAP S/4HANA. Einige Kunden binden ontron darüber hinaus als Partner für die SAP-Basis Administration, das SAP-Application Management, die Wartung von Lösungsbausteinen und die schrittweise Einführung weiterer Funktionen ein.

So entsteht langfristige Sicherheit, dass sich die Investition in SAP S/4HANA voll auszahlt und ein kompetenter Partner bereitsteht, wenn neue Anforderungen oder Chancen entstehen. Dieser Ansatz sorgt dafür, dass der Go-Live nicht als „harte Grenze“ wahrgenommen wird, sondern in eine kontinuierliche Optimierung übergeht – ganz im Sinne von Hypercare SAP S/4HANA.

Fazit: Strukturierte Phasen, messbare Ergebnisse

Ein strukturierter Ansatz wie die SAP Activate Methodology bietet eine bewährte Grundlage für erfolgreiche S/4HANA-Migrationen. Jede Phase trägt gezielt zum Projekterfolg bei: vom belastbaren Projektsetup in der Prepare-Phase über die Prozessvalidierung in Explore, die Risikoreduktion durch Testmanagement in Realize, eine nahezu unterbrechungsfreie Go-Live-Strategie in Deploy bis hin zur nachhaltigen Stabilisierung und Optimierung in der Run-Phase.

ontron verbindet Best Practices aus SAP Activate mit Branchenexpertise und methodischem Know-how. So können S/4HANA-Projekte schnell, flexibel und möglichst stressfrei umgesetzt werden. Planen Sie Ihre SAP S/4HANA-Migration? Dann lohnt sich die Zusammenarbeit mit einem Partner, der nicht nur die technischen Schritte kennt, sondern auch die fachlichen Effekte und Risiken Ihrer SAP-Migrationsstrategie im Blick behält. Mit dem richtigen Ansatz wird Ihre S/4HANA-Migration mehr als ein IT-Projekt – sie wird zu einer strategischen Transformation, die von Nutzern akzeptiert wird und das Management zügig in Ergebnisse übersetzen kann.

Für weiterführende Einblicke und Praxisbeispiele aus Kundenprojekten lohnt sich ein Blick in den Blog sowie ein direkter Austausch für eine individuelle Beratung. Nehmen Sie gerne Kontakt zu uns auf.