Gestaltung der Umgebung für ein erfolgreiches S/4HANA-Migrationsprojekt

Wie werden IT-Projekte erfolgreich, sei es eine S/4HANA-Migration oder ein anderes Projekt? Bei ontron glauben wir, dass effiziente und effektive Arbeitsmodelle für das Projektteam eine wesentliche Komponente des Erfolgs sind. Lesen Sie diese 7-minütige Aufsatz, um zu erfahren:

• Was eine Projektumgebung, die hervorragende Ergebnisse liefert, ausmacht
• Welche Prozesse innerhalb des Teams unterstützt werden müssen, um seine Fähigkeiten zu erweitern
• Welche spezifischen Beispiele für betriebswirtschaftliche Anwendungen, die sich als praktische Werkzeuge im Arbeitsmodell von ontron bewährt haben und die auch Sie nutzen können, existieren

Zuerst und vor allem ist es wichtig zu definieren, was wir unter einem erfolgreichen IT-Projekt verstehen. Für uns ist es nicht nur ein betriebsfähiges IT-System, das ohne technische Fehler funktioniert. Ein erfolgreiches IT-Projekt unterstützt die Geschäftsprozesse, die die Organisation benötigt, zum Beispiel Krankenhausprozesse, um Werte zu schaffen und es unterstützt die Nutzer im Alltag, die das System wie vorgesehen anwenden.

Die Berücksichtigung technischer Spezifikationen einerseits und die strategische Ausrichtung auf Geschäftsziele andererseits, hängt direkt vom Projektteam ab, das Ende-zu-Ende Prozesse entwickelt, IT-Systeme anpasst und letztendlich mit ihnen arbeitet. Unsere Erfahrung zeigt, dass die Effizienz der Arbeit des Projektteams auf vier Themenfelder basiert: Zusammenarbeit, Kommunikation, Wissen und Lernen.

Die grundlegenden Werkzeuge zur Verbesserung der Teamarbeit

Ohne Zusammenarbeit und Kommunikation ist die Arbeit von zwei oder mehr Personen per Definition unmöglich. Neben traditionellen Kommunikationsmethoden wie E-Mails, Gruppenchats und sogar Telefonanrufen gibt es fortschrittliche Werkzeuge, die die Teamarbeit auf die nächste Ebene bringen. Zunächst ist aber zu klären, welche Teamarbeitsprozesse auf Zusammenarbeit und Kommunikation beruhen. Wir heben die Projektplanung, das Aufgabenmanagement, das Teilen von Inhalten und das Reporting hervor.

Es wird oft gesagt, dass IT-Projekte in der heutigen schnelllebigen technologischen Welt Agilität erfordern. Das bedeutet nicht zwangsläufig, dass die Arbeit vollständig einem agilen Framework, zum Bespiel Scrum, unterworfen sein muss. Aber die Übernahme einiger Methoden ist tatsächlich hilfreich. Zum Beispiel ist ein Aufgaben-Tracker mit einem Kanban-Board ein ideales Werkzeug für das Projektmanagement. Bei der richtigen Verwendung des Werkzeugs arbeiten alle Teammitglieder synchron und der Arbeitsfluss wird für alle Beteiligten transparent. Für unsere Projekte verwenden wir ein vorkonfiguriertes Jira Template, insbesondere aufgrund seiner umfangreichen Integrationsmöglichkeiten mit anderen Anwendungen in unserem Portfolio. Die Jira-Projekte sind auch für eine automatische Berichterstellung konfigurieren, dadurch wird die Vorbereitung des Reportings erheblich erleichtert. Es gibt jedoch viele Alternativen für Projekte unterschiedlicher Komplexität und Budgets. Grundsätzlich integrieren wir vorhandene Anwendungen des Kunden in unsere Projektlandschaft.

Beim Aufbau des Projektmanagementboards geht es darum, dieses mit Aufgaben zu bestücken, die sich in der Regel aus den sorgfältigen Planungsprozessen ergeben, welche beispielsweise bei einer Migration nach SAP S/4HANA zwingend notwendig sind. In Anbetracht des hybriden Arbeitsumfelds, dass sich nun dauerhaft in der post-pandemischen Ära etabliert hat, ist es für unser Team von entscheidender Bedeutung, ein Werkzeug zu haben, das die Planung in Echtzeit visuell darstellt. Es ist unerlässlich, dass alle Mitglieder des Projekts buchstäblich auf demselben Blatt sind. Ein kollaboratives “Whiteboard” in der Cloud ist genau das Instrument, das wir benötigen. Unter allen verfügbaren Optionen haben wir uns für Miro entschieden, dass seinen Zweck in besonders effektiver Weise erfüllt, inkl. der Integration von Miro-Blöcken in Jira-Tickets überführt werden können.

Nachdem Pläne konzipiert und in konkrete Aufgaben umgewandelt wurden, wird für das Projektteam ein nahtloser und ununterbrochener Informationsfluss unerlässlich, um effektiv am Projekt zu arbeiten. Traditionell wurden hierfür Intranet-Lösungen wie Unternehmensportale genutzt. Jedoch erscheint die Einrichtung und Wartung eines Intranetportals für ein einzelnes Projektteam als arbeitsintensiv.

Wenn es um Alternativen geht, müssen bei der Auswahl des geeigneten Tools bestimmte Kriterien berücksichtigt werden. Das erforderliche Minimum umfasst:

• Eine vordefinierte Inhaltsstruktur,
• Möglichkeiten zur Kommentierung und kollaborativen Zusammenarbeit,
• Versionsverfolgung,
• Eine schnelle und bequeme Stichwortsuche.

Wir bevorzugen es, unnötige Komplikationen zu vermeiden und setzen daher auf eine sofort einsatzbereite Lösung — Confluence. Dies ist ein Cloud-basiertes Tool für die Zusammenarbeit und Verwaltung von Inhalten, das speziell für Teams entwickelt wurde. Wir haben uns für Confluence entschieden, da es sich nahtlos in Jira integrieren lässt und sogar als Paket angeboten wird.

Die drei beschriebenen Instrumente – das Whiteboard, der Aufgaben-Tracker und die Projektinhaltsplattform – lassen sich leicht implementieren und heben die Kommunikation und kollaborative Arbeit des Projektteams auf ein neues Niveau. Strategische Ziele, aktuelle Pläne, der Status jeder Aufgabe und des Projekts insgesamt sowie die Dokumentation sind dank des Cloud-Charakters der Werkzeuge für jedes Teammitglied online zugänglich. Dies bildet die wesentliche Grundlage für das nächste Themengebiet – das Wissensmanagement.

Informationskanäle

ontrons Toolbox umfasst zwei weitere Werkzeuge – das Wiki und den Blog. Das Wiki bietet einen einfachen und schnellen Zugang zu Projektinformationen „hier und jetzt“. Der Name stammt vom Wort „wiki wiki“, was auf Hawaiianisch “schnell” bedeutet. Die Idee des Wikis ist, dass alle Informationen, die für die Projektarbeit relevant sind in kurze Artikel im Projekt-Wiki verfügbar sind. Mit fortschreitendem Projektverlauf wird das Wiki zu einem unverzichtbaren Handbuch, das strukturell dem weltberühmten Wikipedia ähnelt. Bei ontron haben wir eine eigene technische Lösung entwickelt, die besser an die typischen Bedürfnisse unserer Kunden angepasst ist, und auch ohne Aufwand nach dem Projekt in Eigenregie weiter betrieben werden kann.

Während das Projekt-Wiki es ermöglicht, nach Informationen zu suchen, ist der Blog ein Kommunikations-Werkzeug. Er stellt gleichzeitig ein niederschwelliges Lernangebot dar. Typische Blog-Inhaltskategorien umfassen Informationen zum Projekt, Zielsetzung, Einordnung und andere aktuelle Themen. Aber auch Berichte zu realisierten Ergebnissen oder Nachrichten aus dem Projektteam. Wie das Wiki ist auch der Blog in ontrons Werkzeugkasten maßgeschneidert. Beide Plattformen basieren auf der WordPress-Engine, was eine schnelle Bereitstellung und Anpassung an die Anforderungen jedes Projekts ermöglicht.

Das Wiki und der Blog sind wichtige Werkzeuge für Wissensmanagement und Kommunikation. Die Auswahl der Themen für Blog-Posts kann Informationen zum Projekt in natürlicher Weise mit niederschwelligen Lerninhalten kombinieren. Dies bildet wiederum die Grundlage für die Vermittlung spezifischerer Inhalte mit einem leistungsfähigeren Lernmanagement-Instrument – LMS (Learning Management System). Das von ontron eingesetzte LMS ist eine webbasierte Software, die die Organisation, die Bereitstellung von Inhalten und das Reporting von verschiedenen Lernangeboten und Formaten in einem Blended Learning Kontext ermöglicht.

Die primäre Zielgruppe für das LMS sind die Anwender und Nutzer. Das Projektteam sowie Anwender und Nutzer können das LMS jedoch für Onboarding- und Offboarding-Schulungen, für das Erlernen von Projektarbeit und agilen Ansätzen sowie für Schulungen zur Nutzung von Software und zur Ausführung bestimmter Aufgaben nutzen.

Eine anspruchsvolle und gut abgestimmte LMS-Plattform ermöglicht es, Lernende einzuschreiben, den Fortschritt zu verfolgen und Bildungsverläufe an ihre Arbeitssituation anzupassen. Bei ontron haben wir uns für die Open-Source-LMS-Plattform Moodle entschieden. Die Entwicklung dieser Plattform basiert auf der Gemeinschaft, was bedeutet, dass mögliche Anpassungen schnell verfügbar sind. Dies verkürzt den Zyklus der Bereitstellung funktionaler Upgrades zur Erfüllung unmittelbarer Projektbedürfnisse.

Sonst noch etwas?

Wir haben alle Hauptwerkzeuge überprüft, die IT-Projekte unter unserer Verantwortung zu einer erfolgreichen Implementierung verhelfen. Es wäre jedoch nicht korrekt, zwei spezifische Werkzeuge nicht zu erwähnen.

Ein Werkzeug namens Visual Paradigm wird in ontrons Toolbox für Geschäftsmodellierung und zur Speicherung von IT-Dokumentationen im Projekt verwendet. Diese Anwendung ist für Softwareentwicklungsteams konzipiert, um Geschäftsinformationssysteme zu modellieren und Entwicklungsprozesse zu verwalten. Wir verwenden es speziell für Wissensmanagement in der IT-Abteilung.

Das letzte Instrument, ist das Werkzeug für Testmanagement, welches für die effektive Arbeit des SAP S/4HANA-Testsystems im Allgemeinen unbedingt erforderlich ist. Die richtige Auswahl des Testmanagement-Werkzeugs ermöglicht hochwertige Qualitätssicherungsprozesse, die sicherstellen, dass jede Komponente eines IT-Projekts überprüft wird und den vorgegebenen Standards entspricht, bevor sie produktiv gesetzt wird. Bei ontron verwenden wir Tricentis qTest als Werkzeug für das Testmanagement. Neben dem Testmanagementinstrument werden für die unterschiedlichen Anwendungen im Rahmen einer S/4HANA-Migration auch eine Vielzahl von Testfällen benötigt.

ontron verfügt über eine umfangreiche Sammlung von Testfällen die entsprechend den Anforderungen des Projekts ausgewählt werden können und dadurch kurzfristig verfügbar sind. In einem der folgenden Materialien werden wir den Testmanagementansatz von ontron im Detail behandeln.

Wie Sie vielleicht bemerkt haben, ist die Verwendung der beschriebenen Werkzeuge miteinander verbunden. Zusammen decken sie alle grundlegenden Bedürfnisse des Projekts ab, daher nennen wir sie die „ontron-Projektumgebung“. Die Synergie zwischen den ausgewählten Werkzeugen von ontron bringt unvergleichliche Vorteile für IT-Projekte. Wir betrachten es als Teil unseres Know-hows, da dieser Werkzeugsatz einen ganzheitlichen Ansatz für das Projektmanagement ermöglicht, der Kommunikation, Lernen und Wissensaustausch auf eine Weise fördert, wie es isolierte Werkzeuge leisten.

In zukünftigen Veröffentlichungen werden wir uns detaillierter mit den in diesem Beitrag beschriebenen Werkzeugen befassen. Wenn Sie interessiert sind und wertvolle Einblicke nicht verpassen möchten, warum abonnieren Sie nicht unseren E-Mail-Newsletter im untenstehenden Formular? Auf diesem Wege können Sie, bei Interesse, auch mehr über unsere erfolgreichen Migrationen nach SAP S/4HANA erfahren. Oder wir können gemeinsam erkunden, wie ontrons Projektmanagementlösungen Ihre IT-Initiativen besonders effizient unterstützen können. Kontaktieren Sie uns jederzeit für eine eingehende Beratung, um unseren integrierten Ansatz an die Bedürfnisse Ihrer Organisation anzupassen.