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Da die SAP-Wartung für das System R/3 Ende 2027 auslaufen wird, ist der Bedarf der Krankenhäuser, auf S/4HANA umzusteigen, dringlich geworden. Erfahren Sie hier wie ontron einen reibungslosen Übergang auf S/4HANA sicherstellt, beispielhaft dargestellt durch unser jüngstes Projekt mit dem Erzgebirgsklinikum (EGK).
Das Erzgebirgsklinikum, ein Zusammenschluss aus vier Kreiskrankenhäusern, stand vor einer komplexen Herausforderung. Mehrere unterschiedlich ausgeprägte ERP-Systeme sollten in einer einheitlichen S/4HANA-Plattform konsolidiert werden, wobei die bestehenden Krankenhausinformationssysteme (KIS), 2 SAP IS-H und 1 Nexus, unverändert erhalten werden mussten. Dies erforderte einen nahtlosen Übergang, der die Krankenhausprozesse nicht störte, und gleichzeitig die individuellen Funktionen beibehielt, die für jeden Standort von Bedeutung waren.
ontron setzte sich in einem Vergabeprozess gegenüber anderen Bietern durch, aufgrund seines umfangreichen Toolsets für die Projektarbeit und der Erfahrung in S/4HANA-Migrationen im deutschen Gesundheitswesen. Wir danken der Leitung des Erzgebirgsklinikums für ihr Vertrauen und ihre Bereitschaft, mit uns diese anspruchsvolle Migrationsreise anzutreten.
Während der gesamten S/4HANA-Migration stellte das Team von ontron den gesamten Umfang der Beratungsleistungen bereit und führte das EGK umfassend durch alle Migrationsphasen:
In der Fachkonzeptphase kam ein besonderer Ansatz zum Tragen: Wir setzten dabei unser standardisiertes Modell der Prozesse für die Gesundheitsorganisationen ein, Das „ontron Healthcare Reference Model“. Dies ermöglicht uns, vorgefertigte Fachkonzepte zu nutzen und diese nur in Teilen (ca. 10% bis 20%) an die Bedürfnisse des Kunden anzupassen und somit den Arbeitsaufwand und damit Kosten für die Kunden deutlich zu reduzieren.
Da alle wesentlichen Teile des Fachkonzepts, basierend auf dem ontron Healthcare Reference Modell vorgefertigt waren, konnten unsere Berater diese im EGK Projekt schnell an die Parameter des Kunden anpassen und dank unserer Out-of-the-Box-Lösung die gesamte Anpassung in einem Arbeitsschritt erledigen. Erwähnenswert ist, dass unsere Kunden im Erzgebirgsklinikum dem ontron Health Care Reference Model vollständig und kompromisslos gefolgt sind, um die Chancen einer Standardisierung auch zu nutzen. Ansonsten hätten wir wesentlich mehr Zeit für die Migration benötigt.
Die Fachkonzept-Phase des Projekts war einzigartig, da wir dem Kunden während der gesamten Migration „Ready-to-Wear“-Konzepte zur Verfügung stellten und diese dann gemeinsam verfeinerten. Das ist in der Tat etwas Außergewöhnliches aber sehr effektiv und effizient. Ich hoffe, dass dies in Zukunft zum Standardansatz wird, da dadurch Projektlaufzeiten und somit der Aufwand für Auftraggeber und Beratungsunternehmen deutlich reduziert werden können, was Projekte für die Auftraggeber deutlich schneller und günstiger macht.
Marc Müller, Projektleiter, ontron GmbH
Vor Beginn der S/4HANA-Migration musste das EGK noch ein Testmanagementsystem etablieren. Daher stellten wir während der Testphase die Testumgebung und die Testfälle bereit. Die verantwortlichen Fachabteilungen führten über 700 Tests durch, die die Zuverlässigkeit des Systems bewiesen, darunter:
Gemeinsam mit den Verantwortlichen im EGK wurde ein Konzept für eine schrittweise Implementierung ausgearbeitet, um die Fachabteilungen nicht zu überfordern. Unser Fokus lag auf einer S/4HANA-Basisimplementierung mit den erforderlichen Funktionen für einen reibungslosen kaufmännischen Betrieb. Durch diese Methode können wir zukünftige Prozessverbesserungen in Releases realisieren, ohne die Organisation während der Migrationsphase zu überdehnen. Die Releaseplanung wird dabei flexibel an die Bedürfnisse unserer Kunden angepasst und kann dann auf mehrere Jahre aufgeteilt werden, je nach Budget- und Ressourcenlage. Damit kann der Spagat zwischen dringend notwendiger Migration auf S/4HANA und berechtigten Prozessverbesserungsforderungen gelingen.
Die Migration der Daten ist ein kritischer Schritt jeder Umstellung auf das neue S/4HANA-System und kann den reibungslosen Betrieb der IT-Systeme stark beeinträchtigen. Basierend auf den Erfahrungen aus unseren Projekten haben wir das Konzept der “warmen Migration”TM entwickelt, das sich von der herkömmlichen, stichtagsorientierten “kalten Migration” sehr stark unterscheidet. Bei der warmen MigrationTM erfolgt die Datenmigration über einen definierten Zeitraum hinweg, was insbesondere bei der Migration von mehreren SAP-Systemen bzw. Buchungskreisen vorteilhaft ist. Die Systeme werden vor der eigentlichen Migration miteinander verbunden und die Daten werden kontinuierlich und automatisch migriert, um sicherzustellen, dass sie stets auf dem aktuellen Stand sind.
Ein entscheidender Erfolgsfaktor für das Gelingen der Umstellung auf S/4HANA ist die möglichst sanfte Integration vorhandener Krankenhaus-informationssysteme und weiterer Abrechnungssysteme. Hierfür wurde der ontron Multi-KIS-Connector bereitgestellt, um die unterschiedlichen Krankenhausinformationssysteme mit dem neuen SAP S/4HANA zu verbinden. Dies führt zu einem verbesserten Fluss kritischer Daten, erhöhter betrieblicher Effizienz und verbesserter Datenintegrität führte.
Schließlich wurde die kritische Phase der Go-Live-Implementierung während der ruhigeren Winterferien geplant, um die Auswirkungen auf den Krankenhausbetrieb zu minimieren. Dieser Zeitplan ermöglichte den Übergang außerhalb der Hauptbetriebszeiten und reduzierte so potenzielle Störungen. Und das Beste daran ist, während der heißesten Go-Live-Phase hatten wir praktisch keine Probleme und das Krankenhausmanagement musste während der Ferienzeit nicht eingreifen.
Die Standardisierung von Prozessen über verschiedene Betriebskulturen hinweg erforderte einen maßgeschneiderten Ansatz, der wesentliche kundenindividuelle Anforderungen berücksichtigte.
Dabei legte das begleitende SAP S/4HANA-Changemanagement den Fokus auf die Organisationsentwicklung, einschließlich Führung und Personal, ein Erfolgsfaktor für eine engagierte Projektarbeit. Ein weiterer wesentlicher Faktor war die sehr enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung über wöchentliche Lenkungsausschusssitzungen. Dies förderte eine enge Zusammenarbeit und effiziente Kommunikation sowie zügige Entscheidungen für die weitere Projektarbeit.
Für die Projektarbeit selbst wurden agile Methoden aufgrund ihres Potenzials für kundenzentrierte und zeitkritische Projekte zum Einsatz gebracht, welche die Teamarbeit und Verantwortlichkeit förderten. Die Verwendung von Projektmanagement-Tools wie z. B. einer vorkonfigurierten Jira-Plattform verbesserte die Transparenz und Kommunikation im Projektteam.
Neben den genannten Faktoren war die Sicherstellung von nachhaltigem Lernen ein zentraler Bestandteil des SAP S/4HANA-Changemanagements, mit einem dreiphasigen Lernkonzept, das dem Projektablauf entsprach. Die Bereitstellung relevanter Lernmöglichkeiten und Tools während jeder Projektphase war entscheidend, um die Kenntnisse der Benutzer auf dem neuesten Stand zu halten. Besondere Aufmerksamkeit wurde der Zeit nach der Implementierung geschenkt, um die „Wissenslücke“ durch kontinuierliche Unterstützung zu schließen.
Unsere Angebote umfassten dabei die Analyse des Lernbedarfs, die Entwicklung eines Schulungskonzepts, die Bereitstellung eines Lernmanagementsystems und die Durchführung der Schulungen sowie den Aufbau einer effektiven Key User Organisation.
Der größte Erfolg dieses Projekts war die Konsolidierung der Ausgangssysteme des EGKs aus einer heterogenen Umgebung auf S/4HANA. Das gesamte ontron-Team hat, unterstützt durch das Engagement des Kunden, die Kernmigrationsphase in nur sechs Monaten abgeschlossen. Trotz der Herausforderungen sind wir davon überzeugt, dass dieses Projekt einen Maßstab in der Branche setzt und unsere Fähigkeit unter Beweis stellt, kurzfristig erfolgreiche S/4HANA-Migrationen durchzuführen.
Während unserer fortgesetzten Zusammenarbeit stehen weitere Releases auf der Agenda des EGK, was ein wesentlicher Bestandteil unseres evolutionären Ansatzes ist. Nach der Kernmigration erweitern sequenzielle Releases das System um zusätzliche Funktionalitäten. Unsere Vorgehensflexibilität ermöglicht es, jederzeit auf Kundenanforderungen zu reagieren und die erforderlichen Funktionen schrittweise einzuführen. Dadurch können wir die IT-Systeme kontinuierlich verbessern, indem wir die aktuellen Anforderungen der Organisation, vorhandene Fähigkeiten und verfügbare Ressourcen entsprechend.
Im EGK konnten wir erneut unter Beweis stellen, dass es eine bewährte Alternative zu kostspieligen und zeitaufwändigen Migrationslösungen gibt. Die warme MigrationTM ermöglicht es, Daten über einen definierten Zeitraum hinweg zu migrieren, was den Prozess für alle Beteiligten, insbesondere die Kunden, erheblich erleichtert.
Die ontron Mitarbeiter verstehen die Bedürfnisse der Kunden und wir wissen, wie wir diese in IT-Anforderungen übersetzen, um eine erfolgreiche und effektive S/4HANA-Migration sicherzustellen.
Entscheiden Sie sich für ontron und arbeiten Sie mit Experten zusammen, die die technologischen Anforderungen und betrieblichen Feinheiten von Gesundheitsumgebungen verstehen. Kontaktieren Sie uns, um mehr darüber zu erfahren, wie wir Ihr Unternehmen durch eine unkomplizierte Migration unterstützen können.
