Ressourcensteuerung und Burnout-Prävention bei S/4HANA-Migrationen 

Die Herausforderung der Ressourcenknappheit in den Fachabteilungen und IT-Abteilungen ist bei vielen S/4HANA-Migrationsprojekten bereits bekannt. Schon vor dem Start eines solchen komplexen und ressourcenintensiven Prozesses, leiden zahlreiche Unternehmen unter einem Mangel an qualifizierten Ressourcen, was die Bewältigung zusätzlicher Aufgaben erheblich erschwert.

Neben dem akuten Mangel an Ressourcen stehen die betroffenen Teams vor einem weiteren gravierenden Problem: das Auftreten von Burnouts in den Arbeitsgruppen. Die zusätzlichen Anforderungen und der Druck, die mit der Migration zu S/4HANA einhergehen, führen dazu, dass einzelne oder mehrere Mitglieder im Team überfordert sein können, was langfristig die Gesundheit und Produktivität der Mitarbeiter beeinträchtigt und sogar bis zum Burnout führen kann.

Dies ist einer der Punkte, die wir in der Migration zu S/4HANA berücksichtigen. Bei ontron stellen wir einen reibungslosen Übergang sicher, indem wir uns um Ihre Mitarbeiter kümmern und die Migration möglichst schnell und stressfrei durchführen, damit keine spürbaren Unannehmlichkeiten für Sie oder Ihr Unternehmen entstehen. Zum Beispiel in dem Artikel „Die Geschichte einer erfolgreichen Migration zu S/4HANA im Erzgebirgsklinikum“ können Sie nachlesen, wie eine Migration bei ontron durchgeführt wurde. Zusätzlich zur Migration bieten wir Unterstützung im Change Management und arbeiten an der Verbesserung der Arbeitsbedingungen im Team, insbesondere bei der Vorbeugung von Müdigkeit oder Burnout. 

Die Folgen eines Burnout Teams

Die Folgen eines Burnouts sind weitreichender, als man zunächst denkt. Als Folge von einem Burnout erlebt ihr Team eine emotionale sowie physische Erschöpfung, diese beeinträchtigt natürlich die Entscheidungsfähigkeit und Konzentration. Folglich haben sie Schwierigkeiten, Aufgaben effektiv zu erledigen. 

Trotz der Häufigkeit von Ermüdungssymptomen, wie verminderter kognitiver Fähigkeiten und auffälligen Verhaltensänderungen im Laufe des Arbeitstages, sind sich die meisten Mitarbeiter den Anzeichen des Burnouts und dessen Folgen nicht bewusst. Oft wird das Problem nicht rechtzeitig erkannt und weder man selbst noch das Unternehmen kann eingreifen und helfen. 

Burnout Teams erkennen und unterstützen

Durch umfangreiche Erfahrung in der Zusammenarbeit mit vielen unterschiedlichen Teams, bietet ontron eine Lösung für Ihre Mitarbeiter und hat einen bewährten Ansatz entwickelt, welcher vor allem Mitarbeiter am Rande ihrer Belastbarkeit unterstützt und auffängt.

Schritt 1. Zunächst sollte geklärt werden, warum die Mitarbeiter psychische Folgen spüren und ob dies auf eine Arbeitsüberlastung zurückzuführen ist? Oder als Folge einer Unterforderung durch monotone Aufgaben? Denn der Stress und die Symptome des Burnouts können sowohl durch andauernde Überforderung als auch durch Aufgabenlosigkeit und einem damit verbundenen Gefühl der Wertlosigkeit hervorgehen. Die Maßnahmen zur Bekämpfung dieser Zustände unterscheiden sich jedoch.

Schritt 2. Wenn Sie herausgefunden haben, dass die psychischen Folgen durch eine Überbelastung und nicht durch Langeweile kommen, können Sie im nächsten Schritt das Energielevel bestimmen. Zum Bestimmen des Energielevels gibt es ein einfaches Konzept. Dieses stellt die Person als Batterie dar und zeigt ihren physischen und mentalen Energiegehalt. Das „Energieniveau“ des durchschnittlichen Mitarbeiters liegt bei 45 %; bei 35 % verliert der Mitarbeiter die Fähigkeit, seine Arbeitszeit effektiv zu planen und auf Veränderungen zu reagieren; bei 20-30 % schaltet man in den “Autopilot”-Modus ohne Antrieb; bei 15 % und darunter verliert eine Person den Lebenswillen und erreicht das Niveau einer klinischen Depression.

Weitere Erläuterung der „Energieniveaus“: 

• 50 % — solides oberes Management; die Menschen folgen der Person als Persönlichkeit
• 60 % — eine Person erkennt, dass andere Menschen, Teams und Unternehmen unterschiedlich sind; sie sucht nach individuellen Modellen
• 65-75 % — eine ressourcenreiche Person mit grossartigen Ideen und sozialer Bedeutung
• 80-100 % — eine äusserst ressourcenreiche Person, die in der Lage ist, im großen Maßstab erhebliche Leistungen zu erbringen

Schritt 3. Befindet sich eine Person des Teams auf dem 20-35 %-Niveau, also dem Niveau eines müden Mitarbeiters, ist sie arbeitsfähig, erkennt jedoch den Grund dafür nicht, ist schlecht motiviert und möchte sich nicht weiterentwickeln. Viele Dinge gleichzeitig irritieren diese Mitarbeiter oder sie werden gleichgültig und halten sich möglicherweise für inkompetent. Solche Mitarbeiter benötigen individuelle Betreuung. Einige Menschen profitieren mehr von einem Fokus auf Selbstfürsorge, während andere aufblühen, wenn Sie sich auf den Nutzen des Teams konzentrieren. Es ist notwendig, den Menschen beizubringen, ihre Stärken und Verantwortlichkeiten richtig einzuschätzen und zu versuchen, nicht “allen” zu folgen und gerecht zu werden, sondern insbesondere sich selbst.

Schritt 4. Um die Energie im Team wiederherzustellen, müssen die Ursachen der Erschöpfung beseitigt und somit die Standardarbeitsbelastung reduziert werden, diese ist für das jeweilige Team im Moment zu viel.

• Es ist notwendig, die Teammitglieder von allen administrativen Aufgaben, Brainstormings, dem Erlernen neuer Methoden, Praktiken und Techniken zu befreien und auf Mikromanagement umzuschalten.
• Die Komplexität der Aufgaben sollte minimiert werden, damit die Mitarbeiter Zeit zur Erholung haben. Hierbei ist es wichtig, nicht die Aufgaben selbst zu vereinfachen, sondern die Arbeit in verständlichere Schritte zu unterteilen, um keinen Raum für Unsicherheiten zu lassen. Denn viele Mitarbeiter neigen dazu, in dieser Situation nicht auf den „Schonmodus“ umzuschalten. Eher im Gegenteil, sie sind bestrebt, sich dem Unternehmen zu widmen und ihre Nützlichkeit zu beweisen. Hierfür ist es praktisch, Projektmanagement-Tools wie zum Beispiel Jira zu verwenden. Dort können Sie die Aufgaben erstellen und diese klar beschreiben: Hier findet Platz, was getan werden muss und welche Akzeptanzkriterien gelten. Jede Aufgabe wird wiederum in kleinere, noch klarere Aktionen unterteilt.

Schritt 5. Es ist wichtig, den Menschen beizubringen, die Ergebnisse zu autorisieren. Die Autorisierung der Ergebnisse ist oft der einzige Weg, um nicht nur die Energie für das Handeln freizusetzen, sondern auch die persönliche Energie und die Teamenergie zu steigern.

Strategien zur Verbesserung der Teamdynamik

Die Einführung von agilen Rahmenbedingungen ist am besten geeignet, um das Team und seine Produktivität in einem gesunden Umfang wiederherzustellen. Ein energieeffizienter Prozess mit klaren Strukturen eignet sich oft sehr gut. Strenge Rituale und wiederholende Aktionen spielen eine wichtige Rolle bei der Wiederherstellung des physiologischen Zustands der Mitarbeiter und reduzieren ihre Zukunftsängste erheblich. Eine solche Projektmanagementmethode strukturiert den Arbeitsablauf, indem dieser in kurze, überschaubare Zyklen unterteilt wird. Dies ermöglicht es dem Team, sich auf aktuelle Aufgaben zu konzentrieren, ohne von langfristigen Zielen abgelenkt zu werden, die Stress verursachen könnten. Die Mitarbeiter verstehen klar, was sie am Montag tun, was am Mittwoch und was sie nächsten Donnerstag machen werden.

Gut zu wissen: Das Gehirn gewöhnt sich innerhalb von 45 Tagen an Veränderungen, daher dauert der Erholungsprozess durchschnittlich etwa zwei Monate.

Typischerweise füllen die Mitarbeiter während dieser Zeit ihre Energiereserven auf und beginnen wieder, Aktivität und Initiative zu zeigen. 

Der Weg aus dem Burnout

Sind die Reserven wieder gefüllt, wechseln wir in die nächste Phase und beginnen, dem Team wieder Verantwortung zu übertragen. Wir ermöglichen ihnen, sich selbst zu organisieren und bewegen uns weg vom Mikromanagement hin zum Coaching.

Unser ultimatives Ziel ist es, dem Team beizubringen, sich ständig Fragen zu stellen: 

• Was ist der Zweck dessen, was du tust? 
• Wie wirst du wissen, wenn das Ziel erreicht ist? 
• Wo stehst du gerade? Was wurde bereits erledigt? 
• Was könnte als Nächstes kommen? 
• Was wirst du tatsächlich tun? 

Als Ergebnis des überwundenen Burnouts entwickeln die Mitarbeiter eine innere Motivation und erlangen oft das tiefe Verständnis für die Bedeutung von Anpassungsfähigkeit und Veränderungen, was in Projekten wie der S/4HANA-Migration von entscheidender Bedeutung ist. Ausserdem können sie in Zukunft das Prinzip des Burnouts schneller erkennen und präventiv handeln.

Bei ontron kümmern wir uns um das Wohlergehen und die berufliche Entwicklung Ihrer Mitarbeiter, indem wir die Effizienz und Widerstandsfähigkeit Ihrer Teams steigern und ein klares und gesünderes Arbeitsumfeld schaffen. 

Unser Erfolg zeigt sich in der Stärke unserer Mitarbeiter, zusammen streben wir weiterhin nach Exzellenz in all unseren Projekten und unserem Wirken.