Effiziente Wirtschaftsplanung in Krankenhäusern

In vielen deutschen Krankenhäusern werden die Budgetierung und Finanzplanung häufig noch mit Excel durchgeführt. Diese Praxis erschwert die schnelle Entscheidungsfindung, ist sehr zeitaufwendig und auch fehleranfällig.

Krankenhäuser kämpfen bei ihrer Finanzplanung mit vielfältigen Problemen:

• Ineffizienz manueller Prozesse in vielen Controlling-Abteilungen bei fehlendem Fachpersonal
• Fragmentierung von Daten durch unterschiedliche Datenquellen. Daten werden aus verschiedenen Systemen manuell zusammengeführt, was zu Inkonsistenzen und Verzögerungen führt
• Fehlen eines zentralen Zugriffspunkts für alle relevanten Planungsdaten. Das führt zu fehlender Transparenz
• erhöhtem Planungsdruck durch sinkende Patientenzahlen und zunehmend komplexer Vergütungssysteme

All dies führt zu ineffizienten Planungsprozessen und verzögerten Entscheidungen. Dazu kommt: Dem Krankenhaus-Barometer des Deutschen Krankenhausinstituts (DKI) zufolge erwarten 79 Prozent (!) der Kliniken für 2024 ein negatives Jahresergebnis.

Intelligente Wirtschaftsplanung wird daher immer wichtiger. Während die Krankenhäuser früher im Umlageverfahren mit automatischer Kostenerstattung gearbeitet haben, sind sie heute wirtschaftlich selbst für ihren Erfolg verantwortlich. Die für die Steuerung nötigen Management-Instrumentarien wurden bei der Umstellung jedoch häufig nicht oder nicht ausreichend eingeführt.

In der alten Vergütungssystematik brauchten erfahrene Krankenhausmanager nicht viele Daten. Heute ist die Welt jedoch so komplex geworden, dass ein Krankenhaus ohne Kennziffern nicht mehr ausreichend gesteuert werden kann. Doch viele der Entscheider kennen diese relevanten Daten gar nicht oder erhalten sie viel zu spät.

Oft werden die Daten manuell erhoben, aus verschiedenen Systemen übernommen und in Excel zur Verfügung gestellt. So können die Verantwortlichen aber nur sehr schwer erkennen, wo sie wirklich stehen.

„Viele Häuser befinden sich quasi im Blindflug“, urteilt ontron-CEO Marc Müller.

Wenn man die richtigen Kennzahlen definiert und automatisiert erhebt, geben sie der Geschäftsführung die Chance, den aktuellen Stand zu erkennen. Die Verantwortlichen bekommen so die sehr gute Möglichkeit, die Wirtschaftsplanung nachzuverfolgen und, falls erforderlich, Entscheidungen über wirtschaftliche Anpassungen zu treffen.

Die Einführung moderner Wirtschaftsplanungstools führt zu:

• einem schnelleren Budgetierungsprozess
• kontinuierlichen und verlässlichen Prognosen
• einer Verkürzung des Planungszyklus von Wochen auf Tage
• der Möglichkeit der Modellierung von Was-wäre-wenn-Szenarien
• der Möglichkeit einen einheitlichen Datenpool als einzige verlässliche Informationsquelle (Single Source of Truth) zu nutzen

Steuerungs-Instrumentarien für den Überblick

Auch mittelgroße Krankenhäuser können nicht so weitermachen wie bisher. Sie müssen ebenfalls Steuerungsinstrumente einführen, die dabei helfen, den Überblick zu bewahren und fundierte Managemententscheidungen zu treffen.

Mit Software wie sie beispielsweise SAP mit dem BW/4 und der SAP Analytics Cloud (SAC) bereitstellt, können die Probleme angegangen werden. Sie schaffen eine einheitliche Datenbasis, die als Voraussetzung überhaupt erst eine effizientere und genauere Planung ermöglicht.

„Durch die S/4HANA-Migrationen muss sowieso alles neu angegangen werden. Hier kann man sich also nach oder während der Umstellung gleich an Themen wie Wirtschaftsplanung, Soll-Ist-Abgleich und Standard-Reporting heranwagen“, sagt ontron-CEO Müller.

So implementierte ontron im Erzgebirgsklinikum (EGK) nach der Migration auf SAP S/4HANA die SAP Analytics Cloud als Werkzeug, um Daten zu analysieren, zu visualisieren, zu planen und zu prognostizieren. Somit kann die Geschäftsführung bei diesem Träger nach einer harten Sanierungsphase nun mit Echtzeitdaten steuern und weitere Schiefstände vermeiden.

Rund 600 Krankenhäuser in Deutschland nutzen SAP, nur wenige arbeiten aber mit modernen Planungstools. Das gilt auch für die großen Häuser. Im Universitätsklinikum Heidelberg (UKHD) hat ontron jedoch – als erstem Uniklinikum in Deutschland überhaupt – erfolgreich SAC als Planungstool zur Optimierung der Controlling-Prozesse eingeführt.

Die Wirtschaftsplanung in der SAC kann die Daten auf die Kernkennziffern herunterbrechen. Der Plan-Ist-Abgleich erfolgt automatisiert. Die Zahlen werden der Geschäftsführung bzw. dem Vorstand in Dashboards zur Verfügung gestellt.

Wichtigste Funktionen der SAP Analytics Cloud:

• Zentraler Datenpool: Integration aller relevanten Datenquellen in einer Plattform
• Kontrollierte Workflows: Automatisierte Prozesse für eine strukturierte Planung
• Versionierung: Erstellung und Verwaltung verschiedener Planversionen
• Rollierende Forecasts: Anpassung der Planung in Echtzeit basierend auf aktuellen Daten
• Was-wäre-wenn-Analysen: Simulation verschiedener Szenarien zur Unterstützung der Entscheidungsfindung

Bei Budgetierung und Prognosen sind ein systematischer Ansatz zur Planung und das Know-how der Nutzer von zentraler Bedeutung. ontron hilft, die Vorteile der modernen Technologien besser zu verstehen und natürlich auch dabei, sie zu implementieren.

Ein weiterer wichtiger Aspekt für erfolgreiche Projekte ist die Schulung des Verwaltungspersonals. Dies umfasst technische Schulungen, Schulungen in Best Practices von Planung und Prognose, interaktive Workshops sowie Coaching in der Anfangsphase. Denn auch die besten technologischen Lösungen entfalten nur dann ihren vollen Nutzen, wenn die Anwender das notwendige Know-how besitzen. Auch hierbei unterstützt ontron.

ontron plant den Anforderungen der Kunden folgend die Systeme, die am besten geeignet sind, und bindet die Hersteller als Partner in eine Gesamtlösung ein.

Dabei gilt: Tools sind ein Muss, der Hersteller der Tools aber ist zweitrangig; der Wert liegt im systemischen Planungsansatz und in Menschen, die wissen, wie man die Tools einsetzt. BW/4 und SAC wurden in unseren Referenzprojekten ausgewählt, weil sie den Anforderungen am besten entsprachen.

ontron kennt die Lösungen, die am Markt zur Verfügung stehen und empfiehlt grundsätzlich herstellerneutral. Dabei übernimmt ontron auch die Integration und Anbindung an die Schnittstellen. Ein bewährtes Branchenreferenzmodell beschleunigt die Inbetriebnahme und vermeidet, dass Prozesse immer neu erfunden werden müssen.

Dabei weiß ontron um die Arbeitsbelastung in Controlling-Abteilungen.

„Wir schaffen durch die Automatisierung wirkliche Arbeitserleichterungen. So können die Mitarbeiter zu ihren wesentlichen Aufgaben kommen: Sie können die Fachabteilungen beraten, weil sie aus dem Hamsterrad ihrer Arbeit mit Excel-Tabellen befreit werden“, sagt ontron-CEO Müller.

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