Optimierung der Controlling-Prozesse im UKHD durch die SAP Analytics Cloud

Optimierungspotenziale im Krankenhausberichtswesen

In den meisten Krankenhäusern und Gesundheitseinrichtungen werden Controlling-, Finanz- und Leistungsberichte nicht in einem integrierten System erstellt. Stattdessen werden Daten zu Erlösen, Aufwendungen und Leistungen in unterschiedlichen Nebensystemen wie Microsoft Excel oder Access aufbereitet. Die Erstellung eines Monatsberichts inklusive Prognosen ist dabei sehr zeitaufwendig und aufgrund der Verwendung großer Excel-Tabellen mit manuellen Eingaben fehleranfällig. Diese dezentrale Datenaufbereitung führt zu erheblichen Zeitverlusten, die durch ein integriertes System vermieden werden könnten. Zusätzlich werden aus den aufwendig erstellten Monatsberichten PowerPoint-Präsentationen für Gremiensitzungen erstellt, was erneut viel Zeit in den Abteilungen bindet. Diese Präsentationen enthalten oft nicht alle relevanten Informationen, was dazu führt, dass Fragen in den Sitzungen nicht sofort beantwortet werden können. Dies vermittelt oft den Eindruck von Unvorbereitetheit und kostet im Ergebnis viel Zeit und verzögert erforderliche Managemententscheidungen. Weiterhin ist es durch die Nutzung von Excel und PowerPoint häufig erforderlich, Daten auf spezielle Anfragen nachzuliefern.

Auch die Aufstellung des Wirtschaftsplans für ein Jahr wird, ähnlich der Systematik der Erstellung eines Monatsberichts und der daraus resultierenden Prognoserechnung, in vielen Fällen mittels Microsoft Excel, Access oder anderen Nebensystemen durchgeführt. Oft werden hier Planungsdaten, die aus verschiedenen Quellen an das Controlling herangetragen werden, manuell in eine Wirtschaftsplanung integriert. In den wenigsten Fällen basiert eine Wirtschaftsplanung auf einer kollaborativen Zusammenarbeit in einem integrierten System und somit einem gemeinsamen Commitment für die aufgeführten Daten des Wirtschaftsplans.

Große Organisationen sind besonders von diesen Herausforderungen betroffen. Beim UKHD, einem der größten Gesundheitscluster in Deutschland, wurde der Bedarf nach einer effizienten Lösung erkannt. Die von ontron vorgestellte Lösung zur Einführung der SAP Analytics Cloud (SAC) in Verbindung mit einem umfassenden Kosten- und Erlösmanagement (KEM) fand schnell Anklang. Ziel war die deutliche zeitliche Reduktion von erforderlichen Bericht Erstellungen und damit die Herstellung einer unmittelbaren Steuerungsfähigkeit auf der Grundlage valider Daten.

Wirtschaftsplanung im Krankenhaus auf Basis der SAP Analytics Cloud mit Kosten- und Erlösmanagement 

Die Nachteile des herkömmlichen Berichtswesens und von klassischen manuellen Planungsrunden lassen sich durch die Einführung einer auf  SAP Technologie beruhenden voll integrierten Wirtschaftsplanung und einem Kosten- und Erlösmanagement effektiv und nachhaltig beheben. Dies wurde eindrucksvoll bei unserem Projekt mit dem Universitätsklinikum Heidelberg (UKHD) unter Beweis gestellt, das als eine der größten Universitätskliniken in Deutschland maßgeblich von ontron’s Lösungen profitiert.

Die  ontron Lösung für das Kosten- und Erlösmanagement ermöglicht eine differenzierte Darstellung der Deckungsbeiträge in verschiedenen Bereichen eines Krankenhauses oder einer Gesundheitseinrichtung. Die Daten zur Ermittlung der Deckungsbeiträge im Modul Kosten- und Erlösmanagement auf Basis SAP BW/4 in Kombination mit der SAP Analytics Cloud (SAC) werden automatisch aus den bestehenden SAP- und Subsystemen im Krankenhaus zusammengetragen. Neben den Daten aus der Finanzbuchhaltung und dem Personalwesen fließen auch relevante Daten aus den Leistungsbereichen ein und werden in einem Business Warehouse vorgehalten. Diese umfassenden Daten aus dem Business Warehouse werden dann zentral in einem integrierten Gesamtsystem verwendet, um präzise Berechnungen der Deckungsbeiträge sowie der Kostenträgerrechnung durchzuführen.

Im Rahmen der Einführung einer Deckungsbeitragsrechnung oder Kostenträgerrechnung bei ontron und dem UKHD werden in zahlreichen Workshops die Details für die Verrechnung von Aufwands- und Erlöspositionen gemeinsam erörtert und festgelegt. Dadurch wird sichergestellt, dass aus den rekrutierten Daten der Subsysteme belastbare Positionen entstehen, die gezielt auf die einzelnen Geschäftsbereiche verteilt werden können. Dies führt zu einer automatisierten Deckungsbeitragsrechnung, die auch die erforderliche interne Leistungsverrechnung sowie die Verrechnung der entsprechenden Erlöse umfasst. Der unmittelbare Datenabzug und die im vorhinein validierten Regeln der Zusammenstellung der Daten ermöglicht nun Echtzeitreporte ohne die Schwächen von Excelbasierten Tabellen.

Die Ergebnisse aus den verschiedensten Berechnungen des Kosten- und Erlösmanagements können in der SAP Analytics Cloud einem Reporting unterzogen werden und bilden auch die Basis für die Planung in der SAP Analytics Cloud. Das Reporting in der SAP Analytics Cloud findet über Dashboards statt, die für die verschiedenen Perspektiven / Anliegen der Adressaten individuell gestaltet werden können. Dashboards für den Vorstand einer Klinik, die Ärztlichen Direktoren der Bereiche Somatik und Psychiatrie sowie möglicher Abteilungs- und Geschäftsbereichsleiter beinhalten unterschiedliche Informationen, je nach Nutzerkreis. Das Ganze wird über ein ausgeklügeltes Rollen- und Berechtigungssystem gesteuert, welches von den ontron Security Experten konzipiert wurde.

Es ist somit möglich, den Monatsbericht und die Prognoserechnung einer Klinik, vollständig ohne manuelle Tätigkeiten in Nebensystemen zu erstellen und darauf basierend eine Planungsstruktur für einen Wirtschaftsplan zu entwickeln. Selbstverständlich können für aufwändige Planungsszenarien entsprechende Planungsmodelle in der SAP Analytics Cloud erstellt werden, deren Daten dann in eine Plan Gewinn- und Verlustrechnung übergeleitet werden. Im Rahmen der möglichen Bearbeitung von Daten in der SAP Analytics Cloud, sowohl für Prognosezwecke als auch Planungszwecke, lassen sich kollaborative Teams bilden, die gemäß ihrer Rolle in der Klinik einzelne Dateneingaben durchführen. Somit entstehen Prognoserechnung und eine Planungsrechnung, die das Know-how der unterschiedlichen Abteilungen einer Klinik in einem integrierten System vereint. Die inhaltliche Planungsqualität steigt.

Sämtliche Daten, die in der SAP Analytics Cloud, sowohl in Dashboards als auch in Planungsszenarien enthalten sind, können in verschiedenen Gremiensitzungen auch in der SAC Analytics Cloud präsentiert werden. Dadurch entfallen aufwändige PowerPoint Präsentationen. Auch grafische Elemente können in den Dashboards enthalten sein. Zudem ist es jederzeit möglich, von hochaggregierten Daten durch „drill-down-Technik“ auf eine detailliertere Ebene bis auf den Buchungsbeleg abzuspringen. Dies ermöglicht schon während der Präsentation, mögliche Fragestellungen zu einzelnen Detail Themen beantworten zu können.

Die Ergebnisse aus der Deckungsbeitragsrechnung sowie die verschiedenen Dashboards können stets aktuell auf dem Desktop Rechner sowie aber auch auf iPads unterwegs eingesehen werden. Es entfällt die Versendung der früheren Berichtsunterlagen als PDF via E-Mail. Informationen werden somit schneller in aktueller Form an die Adressaten versendet. Berichtsinformationen werden schon aufgrund der neuen Art der Darstellung und der schnelleren Verfügbarkeit effektiver für die Steuerung des Krankenhauses und der unterschiedlichen Leistungsbereiche eingesetzt.

Es wird deutlich, dass durch die Einführung der SAP Analytics Cloud, in Verbindung mit einem Kosten und Erlösmanagement der Prozess der Erstellung von Monatsberichten, Prognoserechnungen, Planungsvorgängen sowie auch der Präsentation der entsprechenden Ergebnisse einem Paradigmenwechsel unterworfen wird.

Herausforderungen bei der Implementierung

Durch den Einsatz jahrzehntelanger erfahrener Fachberatung im Bereich Controlling und Führung von Krankenhäusern sind wir in der Lage, neben den technischen Voraussetzungen für das Gelingen des Projektes, auch die vorhandenen Controlling-Prozesse zu analysieren und gemeinsam mit Ihnen die Sichtweise auf eine neue Controlling-Strategie zu entwickeln. Während unserer Arbeit mit dem UKHD identifizierten ontron-Spezialisten spezifische Herausforderungen, die im bisherigen Berichtswesen und der Planung bestanden. Diese Herausforderungen konnten durch vorgeschlagene Lösungen erfolgreich bewältigt werden, was das Vertrauen in die Implementierung der SAP Analytics Cloud und des Kosten- und Erlösmanagements stärkt.

Im Projekt wird das klassische Säulendenken einzelner Abteilungen durchbrochen, und allen Projektbeteiligten werden die Perspektiven der unterschiedlich handelnden Dienstarten eines Krankenhauses transparent gemacht. Wichtig dabei ist, dass alle verantwortlich Handelnden in diesen Prozess, der von der Abteilung Controlling geführt wird, integriert werden. Nur so kann erreicht werden, dass eine gemeinsame Sichtweise auf die zentralen medizinischen und ökonomischen Fragestellungen entsteht und gemeinsam der neue Weg des Reportings und der Planung eingeschlagen werden kann.

Aufgrund des Umfangs des Projektes wird die gemeinsame Sicht auf die medizinischen und ökonomischen Fragestellungen im Rahmen eines längeren Zeitraums erst entstehen können. Somit sind am Ende des Projektes die technischen Voraussetzungen dafür gegeben. Flankierend durch ein Change-Management werden die Voraussetzungen für die Etablierung dieses neuen Prozesses geschaffen.

Der neue Prozess verringert in hohem Maße die manuellen und dezentralen Tätigkeiten in Nebensystemen zur Erstellung der Monatsberichte, der Deckungsbeitragsrechnung und daraus resultierenden Planungen. Darüber hinaus wird auch der Prozess des Reportings nachhaltig automatisiert. Dies impliziert, dass von nun an allen im Prozess beteiligten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des Krankenhauses mehr Zeit für die wichtige Steuerung des Unternehmens zur Verfügung steht. Somit haben auch Patientinnen und Patienten zukünftig mehr davon, wenn Leistungen und Aufwendungen in einem Krankenhaus effizienter gesteuert werden.

Entwicklung der SAP Analytics Cloud

Dank der Expertise erfahrener Fachberater, die sowohl über Führungserfahrung als auch praktische Kenntnisse in der Linie verfügen, ist ontron in der Lage, Sie auch nach Projektabschluss zielführend bei der Etablierung neuer Prozesse zu begleiten. Wir lassen Sie nicht allein! Sie entscheiden selbst, ob und in welchem Umfang ontron Sie weiterhin bei der Implementierung der durch das Projekt angestoßenen Prozesse unterstützen soll.

Mit der Einführung eines Kosten- und Erlösmanagements in Verbindung mit der SAP Analytics Cloud entstehen im Klinikmanagement ständig neue Ideen und Konzepte für Dashboards und Berichtsperspektiven. Daher ist die neue Controlling-Welt auch nach der Projektumsetzung nie abgeschlossen. Es kommen kontinuierlich Ergänzungen hinzu und spannende neue Perspektiven werden entwickelt. Dies führt dazu, dass die relevanten Basisdaten, die für die Steuerung und Entscheidungsfindung erforderlich sind, ständig verbessert werden, was die Steuerungsmöglichkeiten des Krankenhauses erheblich optimiert.

Optimieren Sie Ihre Controlling-Prozesse mit ontron

Kontaktieren Sie uns, um die dargestellten Lösungsansätze näher kennenzulernen und konkrete Fallbeispiele aus bereits realisierten Projekten zu erhalten. Nutzen Sie die Chance, die Zukunft Ihrer Klinik mit ontron an Ihrer Seite zu gestalten.

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