Wohin mit den Daten? Strategien für sichere Archivierung mit ontron und iTernity

Die Frage, wo und wie Daten gespeichert und archiviert werden, wirkt auf den ersten Blick wie ein rein technisches Thema. Für Krankenhäuser, Sozialträger und öffentliche Einrichtungen ist sie jedoch längst zu einer strategischen Managementaufgabe geworden. Denn die Datenmengen wachsen kontinuierlich, gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben bestehen und die Anforderungen an Sicherheit und Compliance steigen stetig.

Digitale Patientenakten, diagnostische Bilddaten, Dokumente aus Krankenhausinformations- und ERP-Systemen, Verträge, E-Mails, Forschungsdaten und Abrechnungsinformationen müssen auch nach vielen Jahren noch zuverlässig verfügbar, geschützt und revisionssicher sein.

Für das Management entsteht daraus eine zentrale Frage: Ist die bestehende Dateninfrastruktur auf weiteres Wachstum vorbereitet? Oder entsteht im Hintergrund eine zunehmend komplexe und kostenintensive Systemlandschaft, die immer schwieriger zu steuern und zu kontrollieren ist?

In der Praxis entsteht Handlungsbedarf aus ganz unterschiedlichen Gründen:

• Kritische Daten und Archive sind über unterschiedliche Systeme und Standorte verteilt.
• Ein Rechenzentrum wird verlagert oder der Speicheranbieter gewechselt.
• Daten müssen auch beim Ausfall eines Rechenzentrums verfügbar bleiben.
• Regulatorische Vorgaben erfordern schnellen Zugriff und gezielte Löschung (Recht auf Vergessenwerden).
• Betrieb und Überwachung binden knappe IT-Ressourcen.

In diesem Beitrag zeigen wir, wie iTernity Daten langfristig schützt, an unterschiedlichen Standorten verfügbar hält und Migrationen erleichtert – und wie ontron Krankenhäuser bei Integration und Umsetzung unterstützt.

Daten sind längst ein strategischer Faktor

In vielen Organisationen sind Speicher- und Archivlandschaften über Jahre hinweg gewachsen. Neue Anwendungen wurden eingeführt, Fachbereiche digitalisiert, Standorte zusammengeführt und papierbasierte Prozesse in digitale Systeme überführt. Solche Strukturen funktionieren im Alltag häufig noch, sind aber nicht immer auf künftige Anforderungen ausgelegt.

Besonders deutlich wird diese Entwicklung im Gesundheitswesen. Moderne Diagnostik erzeugt kontinuierlich wachsende Datenmengen, digitale Patientenakten müssen über lange Zeiträume verfügbar bleiben und administrative sowie kaufmännische Daten unterliegen strengen Aufbewahrungspflichten.

Gleichzeitig steigen die Anforderungen an Datenschutz, Nachvollziehbarkeit, Cyberresilienz und Wirtschaftlichkeit. Damit wird die Speicher- und Archivierungsstrategie zu einer zentralen Voraussetzung für die Zukunftsfähigkeit der Organisation.

Hinzu kommt eine Grundsatzfrage, die in nahezu jedem größeren IT- oder Transformationsprojekt an Bedeutung gewinnt: Wo sollen Daten künftig gespeichert werden?

Welche Daten könnten in die Cloud verlagert werden? Welche müssen aus regulatorischen, sicherheitstechnischen oder organisatorischen Gründen in kontrollierten eigenen Infrastrukturen bleiben? Und welche hybriden oder spezialisierten Ansätze sind möglich? Gerade im Gesundheitswesen ist diese Entscheidung alles andere als trivial. Bei sensiblen Patienten- und Gesundheitsdaten geht es nicht nur um Technologie, sondern auch um Verantwortung, Governance und Kontrolle.

ERP-Modernisierungen oder S/4HANA-Migrationen bieten zugleich die Chance, bestehende Strukturen zu hinterfragen und den Umgang mit Daten, Aufbewahrung und Verfügbarkeit neu auszurichten.

Von der Anforderung zur technischen Lösung

Eine tragfähige Speicher- und Archivierungsstrategie beginnt nicht mit der Auswahl eines Speicherprodukts, sondern bei den Anforderungen der Organisation. Welche Daten sind kritisch? Wie lange müssen sie aufbewahrt werden? Wer benötigt Zugriff und was darf im Fall eines Angriffs oder Systemausfalls auf keinen Fall verloren gehen?

Für Geschäftsführung und Vorstand zählt vor allem der konkrete Nutzen: Risiken werden reduziert, interne Teams entlastet und die Organisation bleibt auch bei wachsenden Datenmengen handlungsfähig. Diese Ziele lassen sich jedoch nicht allein durch organisatorische Maßnahmen erreichen. Wenn es um sichere und erweiterbare Datenspeicherung geht, ist spezialisierte technische Expertise gefragt. Deshalb verbindet ontron seine Transformations- und Prozesskompetenz mit der Speicher- und Archivierungstechnologie von iTernity.

Die Technologie von iTernity schützt archivierte Daten unabhängig von bestimmten Anwendungen, Herstellern oder Speichersystemen. Sie stellt sicher, dass geschäftskritische Informationen während der vorgesehenen Aufbewahrungszeit verfügbar, lesbar, unverändert und nachweisbar bleiben. Definierte Aufbewahrungsregeln werden automatisiert umgesetzt, sodass gesetzliche und regulatorische Anforderungen zuverlässig und revisionssicher eingehalten werden können. Gleichzeitig lassen sich Daten aus unterschiedlichen Quellsystemen zentral auf einer skalierbaren Plattform archivieren und verwalten. Bei einem Wechsel der Anwendung, des Speicheranbieters oder des Rechenzentrums lassen sich die Daten in eine neue Umgebung übertragen, ohne ihre Integrität oder die geltenden Aufbewahrungsregeln zu beeinträchtigen.

Die Daten können im eigenen Rechenzentrum verbleiben und bei Bedarf zusätzlich an einem zweiten Standort gesichert werden. Je nach Entfernung und Anforderungen werden die Kopien unmittelbar oder zeitversetzt abgeglichen. Die Speicherkapazität lässt sich schrittweise erweitern. Im Rahmen eines Managed-Service-Modells kann ontron zudem Monitoring, Aktualisierungen und wiederkehrende Betriebsaufgaben übernehmen. So behält Ihre Organisation die Kontrolle über ihre Daten, während sich Archivierung und Speicherung einfacher, effizienter und wirtschaftlicher organisieren lassen.

„Datenspeicherung ist im Gesundheitswesen längst keine reine Infrastrukturfrage mehr. Es geht um Datenintegrität, Verfügbarkeit, Compliance und die Fähigkeit, mit wachsenden Datenmengen sicher umzugehen.“
— Marcus Schiewe, Geschäftsführer, iTernity GmbH

Drei Praxisbeispiele aus dem Gesundheitswesen

Die Praxis zeigt: Eine universelle Standardlösung gibt es nicht. Entscheidend ist die Analyse der jeweiligen Ausgangslage.

Ein Beispiel ist das Klinikum Heidenheim. Das Krankenhaus in Baden-Württemberg beschäftigt rund 1.800 Mitarbeiter und behandelt etwa 60.000 Patienten pro Jahr. Die bestehende Speicherinfrastruktur war den Anforderungen an Ausfallsicherheit und langfristige Datenaufbewahrung nicht mehr gewachsen. Das Datenvolumen wuchs von rund 30 auf 70 Terabyte, unter anderem durch medizinische Bilddaten und zusätzliche vernetzte Geräte. Für die kommenden Jahre erwartete die IT ein jährliches Wachstum von 28 Prozent.

Im Rahmen des Projekts wurde eine neue, flexible Speicher- und Archivumgebung aufgebaut. Die Umsetzung der neuen Infrastruktur erfolgte innerhalb von sechs Wochen. Neben der verbesserten Skalierbarkeit zeigt der Fall auch operative Vorteile: eine geringere Komplexität im Betrieb, einfachere Fehlerbehebung und eine stabilere Grundlage für neue Systeme.

Das Universitätsklinikum Dresden hingegen steht exemplarisch für Entlastung im Betrieb. Mit jährlich mehr als 53.000 stationären und fast 165.000 ambulanten Patienten zählt es zu den großen Versorgungseinrichtungen, für die die sichere Datenhaltung ein Kernprozess ist. Um die interne IT zu entlasten, überführte die Klinik Betrieb, Monitoring, Updates und Administration der Speicherplattform weitgehend in ein Managed-Service-Modell. Dadurch sinkt der operative Aufwand, während sich die IT stärker auf ihre Kernaufgaben konzentrieren kann.

KERN wiederum zeigt die Perspektive einer wachsenden Trägerstruktur. Die Katholische Einrichtungen Ruhrgebiet Nord GmbH umfasst rund 7.500 Mitarbeiter an etwa 40 Standorten, darunter elf Krankenhäuser. Durch starkes Wachstum, Zusammenschlüsse und unterschiedliche Systemlandschaften entstand die Herausforderung, verschiedene Datenquellen und Archivstrukturen zusammenzuführen. Besonders deutlich zeigte sich dies bei den Bilddaten, die laut Fallstudie um bis zu 20 Prozent pro Jahr wuchsen – ein Tempo, das ohne belastbare Architektur schnell zu Kosten- und Betriebsrisiken führt. Bei KERN stand daher nicht nur zusätzliche Speicherkapazität, sondern vor allem die Konsolidierung im Vordergrund. Das Ergebnis war eine gemeinsame, erweiterbare Struktur für unterschiedliche Systeme, Einrichtungen und wachsende Datenmengen.

Die drei Beispiele stehen für drei typische Anforderungen: Modernisierung, operative Entlastung und Konsolidierung. Gemeinsam zeigen sie, dass eine belastbare Datenarchitektur Verfügbarkeit, Sicherheit, Compliance und Wachstum miteinander verbinden muss. Manche Organisationen ergänzen ihre bestehende Infrastruktur um einen spezialisierten Schutz- und Archivierungslayer. Andere entscheiden sich für eine umfassendere Strategie, die Speicherung, Erweiterbarkeit, Sicherheit und operative Entlastung stärker zusammenführt.

Fazit: Warum ontron und iTernity zusammenarbeiten

Die Beispiele zeigen: Es geht nicht allein um mehr Speicherplatz. Eine tragfähige Datenstrategie muss zu Systemlandschaft, Datenarten, Aufbewahrungspflichten, Sicherheitsanforderungen und IT-Ressourcen der Organisation passen.

Speicher- und Archivierungsfragen entstehen häufig im Rahmen von ERP-Modernisierungen, Migrationen auf SAP S/4HANA, Systemablösungen oder Standortkonsolidierungen. Genau dort liegt die Rolle von ontron: Gemeinsam mit dem Kunden analysiert ontron betroffene Daten, Aufbewahrungs- und Zugriffsanforderungen sowie die künftige Datenablage und stimmt Migration, Integration und Betrieb auf die bestehende IT-Landschaft ab.

iTernity stellt dafür die passende Archiv- und Speichertechnologie sowie das technische Know-how für Datenmigration und Managed Storage bereit. So verbindet die Partnerschaft die Transformations- und Prozesskompetenz von ontron mit einer konkret umsetzbaren technischen Lösung.

„Datenstrategie ist in vielen Projekten kein Nebenthema mehr. Gerade im Gesundheitswesen, in der Sozialwirtschaft und im öffentlichen Sektor müssen Speicherung, Verfügbarkeit und Compliance früh mitgedacht werden. Mit iTernity haben wir dafür einen spezialisierten Technologiepartner an unserer Seite.“
— Marc Müller, Geschäftsführer, ontron GmbH

Sprechen Sie mit uns, wenn Sie Ihre Daten- und Speicherstrategie im Rahmen eines IT- oder Transformationsprojekts überprüfen oder neu ausrichten möchten. Gemeinsam prüfen wir relevante Erfahrungen aus vergleichbaren Projekten und mögliche nächste Schritte für Ihre Organisation.