Digitalisierung und Nachhaltigkeit im Krankenhaus: Wie SAP Facility Management die Klinikabläufe revolutioniert
Das Gebäudemanagement stellt Krankenhäuser vor zahlreiche Herausforderungen. Mit dem Facility Management in SAP lassen sich nicht nur Alltagsaufgaben besser bewältigen, sondern auch die Digitalisierung vorantreiben und Prozesse nachhaltiger gestalten.
Kliniken gehören zu den wichtigsten kritischen Infrastrukturen einer Gesellschaft. Sie müssen rund um die Uhr verfügbar sein und höchste medizinische Standards bei Diagnosen, Operationen und Therapien einhalten. Krankenhaushygiene, Infektionskontrolle und eine sichere Entsorgung der Klinikabfälle gehören ebenso zu den Aufgaben wie die ausgewogene Ernährung von Personal und Patienten sowie die Umsetzung gesetzlicher Dokumentations- und Berichtspflichten.
Um diese Anforderungen zu bewältigen, sind unterschiedlichste Gebäude und Funktionsbereiche notwendig – von OP-Sälen und Bettentrakten über Personalwohnheime und Aufenthaltsräume bis hin zu Küchen, Cafeterien, Parkhäusern und Lagerbereichen. Die einzelnen Liegenschaften stellen dabei diverse Anforderungen an die jeweilige Verwaltung derer. Sie unterliegen unterschiedlich strengen gesetzlichen Vorgaben, steuerliche und strategische Aspekte sind ebenfalls zu berücksichtigen.
Facility Manager in Krankenhäusern müssen daher eng mit dem medizinischen Personal, der Verwaltung und externen Dienstleistern zusammenarbeiten. Nur so können sie ein sicheres und hygienisches Umfeld für Patienten und Personal gewährleisten, einen reibungslosen und effizienten Betrieb des Krankenhauses sicherstellen, den langfristigen Werterhalt der Krankenhausimmobilien sichern und durch die Optimierung von Kosten und Ressourceneinsatz zur Wirtschaftlichkeit und Nachhaltigkeit der Klinik beitragen.
Als ob das nicht schon Herausforderung genug wäre, kämpfen Verantwortliche häufig auch noch mit einer fragmentierten und komplexen Verwaltungsstruktur, die teilweise noch auf Papier, teilweise über Excel-Tabellen abgewickelt wird. Ein hoher Verwaltungsaufwand, ineffiziente Abläufe, mangelnde Kostentransparenz und ein fehlender Überblick über notwendige Wartungs-, Bau- und Instandhaltungsarbeiten sind die Folgen.
Vom Zettelkasten zum digitalen Facility Management
ontron hat auf Basis von SAP S/4HANA und SAP-Komponenten wie Flexible Real Estate Management (RE/FX), Plant Maintenance (PM) und Material Management (MM) ein hocheffizientes, vollständig integriertes Facility-Management-System (FM) entwickelt. Das FM-System ist auf die Anforderungen im Gesundheitswesen abgestimmt und basiert auf der langjährigen Erfahrung von ontron im Prozess- und Projektmanagement von Kliniken. Es ermöglicht eine effiziente Verwaltung der Gebäude und Anlagen und trägt maßgeblich zur Sicherheit von Patienten und Personal, zur Einhaltung von Vorschriften und zur langfristigen Werterhaltung der Infrastruktur bei.
Im durch ontron optimierten SAP-System werden alle relevanten Daten über Immobilien, Anlagen, Kosten und Personal sowie alle Wartungspläne und Verträge zusammengefasst. Das eliminiert Datensilos und sorgt für Konsistenz. Facility Manager, Techniker, externe Dienstleister und Krankenhausleitung haben Zugriff auf dieselben Informationen, was die Kommunikation und Zusammenarbeit verbessert. Auch Abrechnungs- und Verrechnungsanforderungen lassen sich so effizienter verwalten und durchführen.
Dank umfassender Berichtsfunktionen und Echtzeit-Analysen können sich Verantwortliche schnell einen Überblick über die aktuelle Lage verschaffen und so fundiertere Entscheidungen treffen. Wartungs- und Instandhaltungsaufgaben lassen sich vorausschauend planen, wodurch das Risiko unerwarteter Ausfälle und nicht budgetierter Kosten minimiert wird. Routineprozesse wie die Erfassung und Abrechnung von Verbrauchskosten können automatisiert werden. Das spart Zeit und reduziert das Fehlerrisiko.
Ein modernes Facility-Management-System ist zudem ein wichtiger Baustein in der Nachhaltigkeitsstrategie eines Krankenhauses. Die Transparenz über alle Verbräuche und der konsolidierte Zugriff auf sämtliche Daten ermöglichen es, besonders ressourcenintensive Prozesse zu identifizieren, dem jeweiligen Verbraucher zuzuordnen und gezielt zu optimieren. Auch eine gezielte Steuerung des Stromverbrauchs ist denkbar, soweit dies die Krankenhausabläufe erlauben. Bei flexiblen Stromtarifen oder dem Betrieb einer eigenen Solaranlage kann das zeitliche Optimieren energieintensiver Prozesse zu deutlichen Kostensenkungen führen. Das FM-System von ontron stellt außerdem wesentliche Informationen über Gebäude und Verbräuche zur Verfügung, die für die Nachhaltigkeitsberichterstattung benötigt werden.
Auch die Krankenhaus-IT profitiert von der Konsolidierung des Facility Managements in SAP. Da alle FM-Prozesse direkt in die bestehende SAP-S/4HANA-Umgebung integriert sind, entfallen teure und fehleranfällige Schnittstellen zu anderen Systemen. Dies vereinfacht die Konfiguration, Verwaltung, Aktualisierung und Absicherung der IT-Landschaft erheblich.
Smarte Szenarien für eine bessere Patientenerfahrung
Die Möglichkeiten des auf SAP basierenden FM-Systems von ontron gehen weit über die reine Verwaltung von Liegenschaften hinaus. Ein RFID-basiertes Tracking ermöglicht es beispielsweise, den Standort und die Anzahl verfügbarer Betten in Echtzeit zu überwachen, wodurch sich Wartezeiten auf ein freies Bett reduzieren und der Bettenwechsel beschleunigen lässt. Auch mobile Ultraschall-, EKG- und Röntgengeräte, Systeme für das Patientenmonitoring oder Infusionspumpen lassen sich mit RFID-Chips versehen und über das ontron-System tracken. Standort und Verfügbarkeit des Equipments sind damit jederzeit einsehbar, unauffindbare Geräte gehören der Vergangenheit an.
Die umfassende und voll integrierte Datenbasis ermöglicht es auch, Vorhersagen über den Bedarf an Personal und Verbrauchsmaterialien zu treffen. So lassen sich Einsatzpläne und Materialversorgung optimieren. Bemerkt eine Krankenschwester oder ein Krankenpfleger ein Problem, beispielsweise eine defekte Beleuchtung oder ein Fenster, das nicht mehr richtig schließt, kann dies direkt über ein automatisches Ticketsystem für hauswirtschaftliche Prozesse und Wartungsaufgaben an die zuständigen Support-Teams weitergeleitet werden. Dadurch wird das Pflegepersonal von administrativen Aufgaben entlastet und kann sich voll auf seine eigentliche Arbeit konzentrieren.
All diese Funktionen und Möglichkeiten stehen in der Regel in einer bereits vorhandenen SAP-S/4HANA-Umgebung und mit den Modulen zur Verfügung, die bei den meisten Krankenhäusern ohnehin im Einsatz sind.
Use Case UKHD: Modernes Facility Management in der Praxis
Ein Projekt am Universitätsklinikum Heidelberg (UKHD) zeigt, wie durchgängiges SAP-Facility-Management für Prozesstransparenz und Infrastruktursicherheit in einer der größten deutschen Universitätskliniken sorgt. Ziel war es, das Facility Management vom SAP RE (Classic) Modul auf SAP RE/FX zu migrieren und die Grundlagen für die Migration zu S/4HANA zu schaffen.
Dazu wurde zunächst das Datenmodell redesignt. Alle Gebäude-, Raum- und Vertragsdaten wurden auf die neue RE/FX-Objekthierarchie abgebildet. Ein Prototyp ermöglichte es dem FM-Team, seine täglichen Aufgaben mit den neuen Prozessen in einer „Sandbox“ zu erproben. Workshops und geführte Tests sorgten dafür, dass das Facility Management die neuen Arbeitsabläufe schnell verstehen und übernehmen konnte. Nach der Testphase war die FM-Abteilung in der Lage, ihre Kernprozesse im neuen System ohne externe Unterstützung auszuführen.
Anstatt in fragmentierten und unübersichtlichen Excel-Tabellen oder MS-Access-Datenbanken zu landen, fließen nun alle Daten in Echtzeit in die SAP Analytics Cloud (SAC). Facility Management und Finanzbuchhaltung greifen auf eine einheitliche Datenquelle zu, wodurch die doppelte Pflege in RE und FI/CO entfällt. Dashboards geben den FM-Managern einen Live-Überblick über alle Aufgaben und relevanten Informationen wie Flächennutzung, Leerstand und Verbindlichkeiten. Das System bildet auch die Grundlage für eine künftige ordnungsgemäße Leasing-Bilanzierung, die nativ in RE/FX verwaltet wird.
Fazit: Facility Management in SAP braucht den richtigen Partner
Mit S/4HANA und SAP-Komponenten wie RE/FX lassen sich alle wesentlichen Aufgaben des Facility Managements digitalisieren und konsolidieren. Die einheitliche Sicht auf sämtliche Vorgänge sorgt für Transparenz und erleichtert es, Berichtspflichten zu erfüllen, Kosten und Materialeinsatz zu optimieren und den Klinikbetrieb so sicher, nachhaltig und effizient wie möglich zu gestalten. Dank der langjährigen Erfahrung im Healthcare-Bereich und der umfassenden Kenntnis des SAP-Stacks kann ontron jeder Klinik eine maßgeschneiderte SAP-Facility-Management-Lösung bieten.
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