Bessere Daten, bessere Versorgung: Warum Krankenhäuser ihr Master-Daten-Management auslagern sollten

Stellen Sie sich diese Situation vor: Eine dringende Operation muss verschoben werden, weil das benötigte Implantat nicht rechtzeitig geliefert werden kann. Der Grund? Falsche Artikelnummern im System, unkorrekte Lagerbestände im OP, veraltete Lieferanteninformationen oder doppelte Datensätze.

Wenn es darum geht, den Überblick über die Beschaffung im Gesundheitswesen zu behalten, ist es wichtig, schnell und unkompliziert die richtigen Produkte zum richtigen Preis zu finden. Aber das ist nicht die Regel: Laut unserem Partner GHX (Global Healthcare Exchange) werden bis zu 30 Prozent der Artikelstammdaten in Krankenhäusern nicht korrekt gepflegt, was häufig zu Bestellfehlern, Lieferverzögerungen und Mehrkosten führt.

Korrekte Daten sind das Rückgrat des Material-Managements in jedem modernen Krankenhaus und werden aufgrund der Digitalisierung immer wichtiger. Doch während Kliniken in Diagnostik und Behandlung hochinnovativ sind, hinken viele beim Management ihrer Stammdaten für Beschaffungsprozesse (Artikelstamm, Lieferanten, Geräte, Dienstleistungen etc.) hinterher.

Datenqualität entscheidend

Medizinproduktkataloge umfassen Hunderttausende Einträge – mit täglichen Änderungen bei Preisen, Lieferanten und Zulassungen. Allein der Katalog für medizinisches Material ist so umfangreich, und Angaben wie Anbieter und Preise ändern sich so schnell, dass eine ordnungsgemäße Verwaltung für ein einzelnes Krankenhaus kaum mehr möglich ist – erst recht nicht mit einem vertretbaren ökonomischen Aufwand. Hat man damit begonnen, die Datensätze manuell hochzuladen, ist der Katalog bereits veraltet, bevor die Arbeiten abgeschlossen sind.

Die Verwaltung von Produktdaten und Artikelinformationen aus verschiedenen Quellen ist ein manuell herausfordernder, zeitaufwendiger Prozess. Dazu kommen unflexible Systeme und Medienbrüche bei der Übertragung und Korrektur der Stammdaten sowie ergänzender Artikelinformationen. Datenpflege wird außerdem oft als lästige Pflicht gesehen – und viele Krankenhäuser haben weder das Personal noch das Know-how, um Zehntausende Stammdatensätze manuell zu verwalten. Das führt zu schlechter Datenqualität, die zahlreiche Probleme im Beschaffungsprozess verursacht.

Die meisten Krankenhäuser verwalten ihre Stammdaten noch immer vollständig intern. Das umfasst Aufgaben wie die Datenbereinigung, -verwaltung und -anreicherung, Inhaltsbibliotheken wie den Stammdatenkatalog und die laufende Governance. Dabei ist vielen Verantwortlichen nicht bewusst, dass sich ein Großteil dieser Aufgaben an spezialisierte Partner wie ontron auslagern lässt – mit dem Ergebnis: höhere Datenqualität bei geringeren Kosten.

Warum jetzt Handeln gefragt ist

Der regulatorische Druck im Gesundheitswesen nimmt zu. Es gilt, die komplexen Anforderungen der MDR (Medical Device Regulation) und anderer Vorschriften zu erfüllen. Diese verlangen präzise, aktuelle und lückenlos dokumentierte Daten. Ein Beispiel hierfür sind die verpflichtenden Meldungen an das Implantateregister. Wer hier nachlässig ist, bekommt ein Problem mit der Compliance. Weiterhin treiben Organisationen wie GS1 (Global Standard One) Standards und die Digitalisierung weiter voran.

Was bedeutet MDM-Outsourcing?

Outsourcing im Datenmanagement bedeutet nicht, die Verantwortung abzugeben, sondern gezielt externe Expertise einzubinden. Typische Dienstleistungen umfassen die Datenbereinigung und -anreicherung, die Korrektur von Duplikaten, fehlenden Attributen und veralteten Einträgen.

Durch die Nutzung von Content-Bibliotheken als zentralem Datenpool für Medizinprodukte und Lieferanten reduzieren sich manuelle Eingaben auf ein Minimum, weil diese von ontron bereitgestellt und laufend aktualisiert werden. Auch was Governance- und Compliance-Fragen angeht, wird durch Master-Data-Management-Outtasking oder Outsourcing sichergestellt, dass die Datenstandards und regulatorischen Vorgaben eingehalten werden.

Die Zukunft des MDM liegt in einem integrierten Daten-Ökosystem für Krankenhäuser. Das Ziel ist ein nahtloser Datenkreislauf von externen Datenquellen. Herstellerkataloge und Marktdatenbanken werden automatisch und aktuell ins System eingespeist. Im Ergebnis erhalten Krankenhäuser aktuelle, konsistente und vollständige Daten als Basis für eine effiziente Beschaffung, korrekte Eingangsrechnungen, eine fallbasierte Materialdokumentation inklusive Chargeninformationen oder Automatisierungen wie das Melden an das Implantateregister.

ontrons Ansatz: Von der Strategie zur Umsetzung

Durch die Kombination von ausgelagerten Dienstleistungen mit einem soliden internen Rahmen können Krankenhäuser eine höhere Datenqualität, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und eine höhere betriebliche Effizienz erreichen. Krankenhäuser können dabei modular vorgehen: Während einige nur die Datenpflege auslagern, wobei die Steuerung intern bleibt, nutzen andere nur bestimmte Angebote (Managed Services, Data-as-a-Service, Hybrid).

Das Outsourcing von MDM umfasst Personen, Prozesse und Technologie – es ist nicht nur eine IT-Frage. Als unabhängiger Berater bringt ontron das Fachwissen und vertrauenswürdige Partner wie GHX mit, um Krankenhäuser bei der Transformation des Datenmanagements mit End-to-End-Lösungen zu unterstützen. In einem Pilotprojekt unterstützt ontron aktuell das Erzgebirgsklinikum: von der Potenzialanalyse über die Prozessneugestaltung und Technologiewahl bis hin zur Auswahl passender Anbieter sowie dem Projekt- und Change-Management.

Bessere Daten für eine bessere Patientenversorgung

Datenqualität und -management sind eine wichtige strategische Stellschraube im Krankenhaus. Lassen Sie Profis wie ontron die Verwaltung und Pflege ihrer Stammdaten übernehmen. Durch Outsourcing können Kliniken mit effizienteren Prozessen und weniger Fehlbestellungen ihre Kosten senken, die Compliance sicherstellen und Ressourcen für andere Aufgaben freisetzen. Am Ende profitieren alle, von der Verwaltung bis zum Patienten.

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Checkliste für Entscheider

• Daten-Assessment: Wie hoch ist der manuelle Aufwand? Wo liegen Qualitätsmängel? 
• Erhöhen Sie Ihre Datenreife: Beginnen Sie mit einem „Master Data Management Health Check“ – wir analysieren Ihre aktuelle Situation und zeigen konkrete nächste Schritte auf.
• Zieldefinition: Sollen nur der Artikelstamm oder auch Lieferanten- und Gerätedaten optimiert werden? 
• Partnerauswahl: Welcher Anbieter bietet die für Sie passenden Services an?
• Pilotprojekt: Starten Sie mit einem Bereich (z. B. Medizinprodukte), bevor Sie skalieren
• Mitarbeiterbeteiligung: Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter frühzeitig und konsequent bei allen Schritten mit ein. Change Management ist ein entscheidender Erfolgsfaktor.