Personaleinsatzplanung als strategisches und operatives Instrument zur Personalentwicklung und Personalkostenmanagement
ontron & Ortec Workshop am 22./23.10.13 in Bergisch Gladbach
ontron hat mit seinem niederländischen Partner Ortec in Bergisch Gladbach einen Workshop zum Thema „Personaleinsatzplanung als strategisches und operatives Instrument zur Personalentwicklung und Personalkostenmanagement“ veranstaltet. Anlass waren unter anderem die im kommenden Jahr einzuführenden Fallpauschalen in psychiatrischen Klinken, die große Auswirkungen auf die Erlössituation haben werden. Zudem verengt der demographische Wandel mittel- und langfristig den Arbeitsmarkt im sozial-karitativen Bereich.
In der Diskussion unter den Teilnehmern wurde herausgearbeitet, dass über die drei Ebenen der Personaleinsatzplanung und des Personalmanagements „operativ“, „taktisch“ und „strategisch“ Handlungsbedarf in den Kliniken besteht.
Operativ konnten kurzfristige Verbesserungsmöglichkeiten im Hinblick auf eine automatisierte Personaleinsatzplanung ausgemacht werden, die die Planer entlasten und

durch technische Unterstützung optimale Planungsergebnisse erzielt werden können. Als optimal wurde dabei betrachtet, auf den Wunsch von Mitarbeitern bei der Planung eingehen zu können, Überstunden zu vermeiden und gegebene Personalbudgets im Rahmen des notwendigen Anpassungsbedarfs zu entlasten. Auf der taktischen Ebene steht das Erkennen von dauerhaften Flaschenhalssituationen und Problemmustern bei der Planung im Vordergrund.
Als langfristigen strategischen Entwicklungsbedarf wurde die Notwendigkeit einer detaillierten Aufgabenplanung und eines Skill-Managements im Hinblick auf Fallpauschalen erkannt. Zusätzlich muss der demographische Wandel mit einer zielgerichteten Suche nach Arbeitskräften in Kombination mit einer neuausgerichteten Personalentwicklung berücksichtigt werden, um rechtzeitig auf den zunehmend arbeitnehmerorientierten Arbeitsmarkt reagieren zu können.
Nach einer konstruktiven Diskussion und Auseinandersetzung mit der Thematik wurden die Erkenntnisse der einzelnen Teilnehmer zusammengetragen. Hierbei erwiesen sich die Beiträge von Ron Hendricks, Capacity Manager von Orbis (niederländischer healthcare Anbieter), als sehr erkenntnisreich. Dieser berichtete über die Herausforderungen bei der Einführung einer Personalplanungs-Software in niederländischen Krankenhäusern und deren Auswirkungen auf das wirtschaftliche Ergebnis der Klinikgruppe. Die über zehnjährigen Erfahrungen, auf die Herr Hendricks zurückgreifen kann, zeichneten ein sehr genaues Bild von möglichen Effizienzgewinnen in deutschen Häusern, nicht zuletzt aber auch die Herausforderungen im Umgang mit den Mitarbeitern und den Sozialpartnern.
Bei der Suche nach Lösungsmöglichkeiten konnten in der Software von Ortec eine Reihe von Funktionen ausgemacht werden, die einen Teil der aufgezeigten Herausforderungen mit einem Tool-Ansatz in Kombination mit Beratungselementen löst. Weiterhin bietet die Software eine sehr gute Grundlage für den Erkenntnisgewinn im Hinblick auf die taktische und strategische Ebene, die wiederum in Kombination mit Beratungselementen von ontron eine langfristige Ausrichtung gepaart mit deutlichen Effizienzgewinnen ermöglicht.
Die arbeitsrechtlichen Komponenten im Rahmen der diskutierten Inhalte wurden in dem Beratungsansatz mit berücksichtigt. Hierbei skizzierte Dr. Fülbier, Fachanwalt für Arbeitsrecht bei Orrick, Herrington & Sutcliffe LLP und häufig in ontron-Projekten für die juristische Beratung der ontron-Kunden eingesetzt, die arbeitsrechtlichen Relevanzen für den deutschen Markt und die notwendigen Anreiz-Modelle für die Mitarbeiter.
Für die Analyse im Rahmen eines vorgelagerten Beratungsprojektes konnten die notwendigen Schritte und sinnvollen Instrumente ausgemacht und abgeglichen werden, die für eine erfolgreiche Erstdatenerhebung der spezifischen Situation bei den Kunden notwendig ist. Hieraus wurden unmittelbar erste Erkenntnisse für die Steigerung der Planungsqualität und möglicher Effizienzsteigerungen beim Einsatz von Personal erzielt.
Herr Haberscheidt, zuständig für das Business Development Kirchen&Soziales bei T- Systems, brachte seine langjährigen Vertriebserfahrungen im Gesundheitsmarkt mit ein und konnte sehr detailliert die Grenzen von bisher am deutschen Markt eingesetzter Software und Beratungsleistungen mit einbringen.
Besonderer Dank gilt Herrn Hoffmann, Geschäftsführer der LVR InfoKom, der wertvolle Impulse aus Sicht eines IT-und Beratungsdienstleisters für über 25 Kliniken- u.a. 10 psychiatrische Häuser des Landschaftverbandes Rheinland (LVR) geben konnte.
Im Résumé erwies sich der Workshop als sinnvoller und konstruktiver Erfahrungsaustausch im Expertenkreis, den es im Frühjahr 2014 zu wiederholen gilt.